会社で導入するならどっち？プリンタと複合機の違いと選定ポイント

オフィスで使う印刷機器を選ぶとき、プリンタと複合機のどちらが最適かは業務内容やコスト、設置環境によって大きく変わります。

複合機はコピーやスキャン、FAXなど複数の機能を一台にまとめられるため、業務効率を高めたい企業に最適です。

一方、プリンタは印刷専用機としてシンプルで使いやすく、導入コストや設置スペースを抑えられるという特徴があります。

しかし、機器選びを誤ると運用コストが膨らんだり、必要な機能が不足したりするリスクがあります。

特に法人では、業務効率や将来の運用体制を見据えた機器選定が非常に重要です。

この記事では、複合機とプリンタの特徴や違い、導入時の注意点、会社規模や用途に応じた選び方を詳しく解説します。

さらに、導入後の活用方法や運用の工夫にも触れ、失敗しないためのポイントを整理しました。

オフィスの印刷環境を最適化し、業務効率化やコスト削減を実現する参考にしてください。

法人が知っておくべき複合機（MFP）の特徴

複合機（MFP）は、オフィスでの業務効率化やコスト削減に欠かせない機器として広く導入されています。

プリンタ、コピー機、スキャナー、FAXといった複数の機能を1台にまとめて搭載しているため、機器ごとの設置やメンテナンスの手間を削減できる点が最大の強みです。

特に法人では、文書管理や情報共有のスピードが生産性に直結するため、複合機の性能や機能を理解して選定することが重要です。

複合機は単に印刷やコピーをするだけでなく、スキャンしたデータをクラウドに保存したり、ネットワーク上のPCから直接印刷したりといった高度な機能も搭載されています。

これにより、業務プロセスのデジタル化やペーパーレス化が進み、社内外での情報共有がスムーズになります。

さらに、複合機はセキュリティ機能も進化しており、利用者ごとの認証機能やログ管理によって、情報漏えい対策にも対応できる点が法人にとって大きなメリットです。

オフィス業務で役立つ複合機の機能と役割

複合機は、1台でさまざまな業務を支援できる多機能な機器です。

印刷・コピーだけでなく、スキャンやFAXの送受信ができることで、業務プロセスを簡略化できます。

特にスキャン機能を活用することで、紙の書類をPDFなどのデータに変換し、メールやクラウドを通じて共有できるため、書類管理の効率が格段に上がります。

法人利用では、複合機のネットワーク機能が大きな役割を果たします。

ネットワークプリント機能を使えば、社内のどのPCからでも印刷指示が出せるため、席に縛られず業務を進められます。

また、認証印刷を利用すれば、利用者が複合機の前で本人確認を行った後に印刷が始まるため、機密情報の置き忘れや情報漏えいのリスクを防ぐことができます。

さらに、複合機にはコスト管理の仕組みも充実しています。

部署ごとやユーザーごとに印刷枚数を制限したり、利用状況をログとして記録することで、無駄な印刷を防止し、コスト削減に役立ちます。

こうした機能は、特に印刷コストの高い法人にとって導入効果が大きいポイントです。

インクジェットとレーザーの方式による導入効果の違い

複合機には大きく分けてインクジェット方式とレーザー方式の2種類があります。

インクジェット方式は導入コストが比較的低く、写真やカラー印刷に優れているため、小規模オフィスや店舗での利用に適しています。

一方、レーザー方式は印刷速度が速く、大量印刷に向いており、ランニングコストを抑えやすいという特徴があります。

法人で利用する場合、印刷枚数や用途に応じて適切な方式を選ぶことが重要です。

たとえば、日々の業務で大量の文書印刷を行う企業であれば、レーザー方式の複合機を導入することで印刷スピードが向上し、業務効率が大幅にアップします。

また、トナーの耐久性が高く、交換頻度も少ないため、メンテナンスコストの削減にもつながります。

一方、インクジェット方式はカラー資料や写真の印刷品質が高く、初期導入費用も抑えられるため、プレゼン資料やカタログの制作が多い企業に向いています。

ただし、インクのコストが高く、印刷スピードが遅めである点には注意が必要です。

◇複合機は業務効率とコスト削減の両立に貢献する

複合機は、法人において業務効率化やコスト削減、情報共有の円滑化を実現する重要な機器です。

印刷・コピーだけでなく、スキャンやFAX、ネットワーク機能、セキュリティ機能など、幅広い役割を担える点が大きな特徴です。

特に、認証印刷やログ管理によるセキュリティ強化、部署ごとの利用制限によるコスト管理機能は、法人利用でこそ効果を発揮します。

さらに、インクジェット方式とレーザー方式にはそれぞれ適した用途があり、印刷枚数や利用目的に応じた選定が重要です。

大量印刷が必要な場合はレーザー方式、カラー品質を重視する場合はインクジェット方式を選ぶと効果的です。

オフィスの印刷環境を見直すことで、業務のスピードや生産性、コスト削減の効果は大きく変わります。

複合機の導入を検討する際は、企業の規模や業務内容に合わせて、最適な機能や方式を備えた機種を選ぶことが成功への第一歩です。

法人が比較すべき複合機とプリンターの違い

オフィスで使用する印刷機器を選ぶ際、複合機とプリンターのどちらを導入するかは企業の業務効率やコストに大きな影響を与えます。

複合機は印刷、コピー、スキャン、FAXなど複数の機能を1台に集約できる一方で、プリンターは印刷に特化しており、導入コストや管理の手間を抑えられるという特徴があります。

どちらを選ぶべきかは、業務内容や印刷の頻度、設置スペースによって異なるため、事前の比較検討が重要です。

業務効率を左右する機能面の比較

複合機は、1台で印刷・コピー・スキャン・FAXといった複数の機能を利用できるため、業務効率を大幅に向上させます。

特に、スキャンしたデータをクラウドに保存して社内外で共有できる点や、認証印刷・アクセス制限といったセキュリティ機能を備えている点は法人にとって大きなメリットです。

一方、プリンターは印刷機能に特化しているため、コピーやスキャンは別の機器が必要になります。

複数の機器を併用すると作業の手間や移動時間が増える可能性がありますが、印刷のみが必要な業務環境ではシンプルで使いやすい点が強みです。

導入費用やランニングコストの差

複合機は多機能な分、導入コストが高めですが、コピー機やスキャナーを個別に導入するよりも結果的にコストを抑えられる場合があります。

また、利用状況を管理できる機能を活用すれば無駄な印刷を減らし、ランニングコスト削減にもつながります。

プリンターは初期費用が安く、管理やメンテナンスも簡単です。

ただし、インクジェット方式はインク代が高く、大量印刷には不向きという注意点があります。

レーザー方式であれば、印刷速度が速くランニングコストも低いため、大量印刷や文書印刷が多い企業に適しています。

設置スペースや運用面での違い

複合機はサイズが大きく、ある程度の設置スペースが必要ですが、1台で複数機能を兼ね備えるため結果的に省スペース化につながることもあります。

また、複合機1台を複数部署で共用できるため、機器管理の効率化にも有効です。

プリンターはコンパクトなモデルが多く、限られたスペースでも設置しやすいのが特徴です。

小規模オフィスでは複数台を配置することで効率的な運用も可能ですが、印刷以外の機能が必要になれば追加の機器導入が必要になる点は注意が必要です。

▽複合機かプリンターかは業務内容とコストのバランスで決める

複合機とプリンターには、それぞれ異なるメリットと注意点があります。

複合機は多機能で業務効率を高めやすく、特にスキャンやコピー、FAXの利用頻度が高い企業に最適です。

一方、プリンターは印刷専用機として導入コストが安く、設置も容易なため、必要最低限の機能だけで十分なオフィスに向いています。

導入を検討する際は、業務内容・印刷頻度・設置スペース・運用コストを総合的に比較し、自社に最も適した機器を選ぶことが重要です。

印刷環境を最適化することで、業務のスピードや生産性は大きく向上し、長期的なコスト削減にも直結します。

会社規模や業務内容に応じた最適な選び方

オフィス機器の導入では、会社の規模や業務内容に応じて最適な機種を選ぶことが非常に重要です。

単に価格や機能の多さだけで選ぶと、必要以上にコストがかかったり、逆に機能不足で業務効率が下がったりする恐れがあります。

特に法人では、日々の印刷業務の量や用途、将来の業務拡張まで考慮した機器選定が欠かせません。

ここでは、会社規模や業務の特性に合わせたプリンターと複合機の選び方を解説します。

小規模オフィス・店舗運営に向いているプリンター

小規模なオフィスや店舗では、単機能プリンターの導入が適しています。

印刷だけの利用で十分な環境であれば、導入コストや設置スペースを抑えられ、メンテナンスも容易です。

特にレーザープリンターは印刷速度が速く、モノクロ印刷のコストが低いため、日常的に伝票や簡易書類を印刷する環境に向いています。

カタログやポスターなどカラー印刷が必要な場合には、インクジェット方式のプリンターを選ぶことで、高品質なカラー印刷が可能になります。

小規模事業では1台あたりの印刷負荷が軽いため、複雑な機能を備えた複合機よりも、必要な機能に絞ったプリンターを選んだ方が費用対効果が高くなります。

多機能性や文書管理が必要な企業には複合機

印刷以外にもコピーやスキャン、FAXなどの機能を頻繁に使用する企業では、複合機の導入が効果的です。

特に、契約書や請求書などの紙文書を電子化して管理する必要がある業務では、複合機のスキャン機能が業務効率を大きく向上させます。

さらに、複合機には認証印刷やアクセス制限などのセキュリティ機能が備わっており、機密情報を扱う部署がある企業でも安心して利用できます。

複合機を導入することで、複数の機器を一元化し、オフィス全体での省スペース化やメンテナンス負担の軽減が可能です。

部署ごとの利用状況を管理できるため、印刷コストの把握と削減にも役立ちます。

クラウド連携や将来の業務拡張を見据えた機器選定

最近の複合機やプリンターには、クラウド連携機能を備えたモデルが増えています。

スキャンしたデータをクラウドに直接保存し、社外からもアクセスできる環境を整えることで、リモートワークや外出先からの業務にも柔軟に対応できます。

また、将来的に事業規模の拡大や従業員数の増加が見込まれる場合には、拡張性のある機器を選んでおくことが重要です。

オプションで機能追加ができるモデルや、複数のネットワーク環境で共有できるモデルであれば、後からの業務変化にも対応しやすくなります。

▽会社の成長と業務効率を見据えた機器選定が重要

オフィス機器は、企業の規模や業務特性に合わせて選定することで、コスト削減と業務効率化の両立が可能になります。小規模オフィスや店舗では、シンプルで低コストなプリンターが有効です。

一方、コピーやスキャン、文書管理など多機能を必要とする企業では、複合機の導入が業務の効率化に直結します。

さらに、クラウド連携や将来的な業務拡張を見据えた機器選定を行うことで、長期的な運用コストの最適化や業務の柔軟性向上が期待できます。

導入前には、現在の業務環境と今後の事業計画を踏まえた機器選定を行うことが、失敗しない導入のポイントです。

法人が導入時に注意すべきポイント

オフィス機器の導入では、価格や機能だけで判断するのではなく、導入後の運用やコスト管理、セキュリティ面まで含めた総合的な検討が必要です。

 特に複合機やプリンターは長期的に使用する設備であるため、導入時の選択が日々の業務効率やランニングコストに大きく影響します。

ここでは、法人が導入時に見落としやすいポイントを整理し、注意すべき点を解説します。

「コピー機」と「複合機」を混同しないための知識

導入検討の際に意外と多いのが、「コピー機」と「複合機」の混同です。

コピー機は基本的に複写機能に特化した機器で、印刷やスキャンなどの機能を持たない場合があります。

一方、複合機はコピー、プリント、スキャン、FAXといった機能を1台に集約した機器です。

この違いを理解せずに購入すると、必要な機能が不足したり、逆に使わない機能にコストをかけてしまう結果につながります。

法人では、自社の業務に必要な機能を洗い出し、その上で複合機かプリンターかを判断することが重要です。

保守契約や消耗品コストに関する注意点

複合機やプリンターは、導入費用だけでなく、ランニングコストにも大きな差が出ます。 

特に複合機の場合、トナーやドラムなどの消耗品コスト、さらに保守契約の費用が発生します。

保守契約は、故障時の対応や定期メンテナンス、消耗品の交換を含む場合が多く、契約内容によっては長期的なコストに大きな差が生まれます。

契約前には、印刷単価や保守対応範囲、契約期間の縛りなどを必ず確認し、必要以上のコストをかけないようにすることが大切です。

また、インクジェットプリンターの場合、インク代が割高になりがちで、大量印刷には不向きです。

レーザープリンターや複合機であれば、トナー1本あたりの印刷枚数が多く、結果的にコストパフォーマンスが良くなる場合があります。

セキュリティ対策やクラウド利用時の留意点

近年の複合機やプリンターは、ネットワークに接続して利用するケースが増えています。

そのため、セキュリティ対策を怠ると、情報漏えいのリスクが高まります。

具体的には、利用者ごとの認証機能を設定したり、印刷ジョブを暗号化したりすることで、機密情報の漏えいを防止できます。

また、クラウド連携機能を利用する場合は、データの保存先やアクセス権限の管理が非常に重要です。 

外部からアクセスできる環境を整えることで業務効率は上がりますが、同時に不正アクセスのリスクも伴います。

セキュリティポリシーに基づき、アクセス権限やログ管理を徹底することが求められます。

▽導入後の運用を見据えた選定と管理が重要

複合機やプリンターは、導入後の運用や管理方法によってコストやセキュリティリスクが大きく変わります。

「コピー機」と「複合機」の違いを理解し、必要な機能だけを備えた機器を選定することで、無駄な出費を避けられます。

さらに、保守契約や消耗品コストは長期的な費用に直結するため、契約内容や印刷単価の確認は必須です。加えて、ネットワーク接続型の機器ではセキュリティ対策が欠かせません。

認証機能やアクセス管理、クラウド連携時の設定など、運用ルールを整備することが安全な利用につながります。

オフィス機器の導入は、価格や機能だけでなく、運用コストとセキュリティ面まで考慮することが、失敗しない選び方の鍵です。

導入後に差が出る！複合機とプリンターの活用ポイント

複合機やプリンターは、導入しただけでは真価を発揮しません。日常業務でどのように活用するかによって、業務効率やコスト削減の成果に大きな差が生まれます。 

特に法人利用では、機能を十分に使いこなすことで、ペーパーレス化や業務プロセスの改善、長期的な運用コストの削減につなげることが可能です。

ここでは、導入後に企業が注目すべき活用方法と工夫について解説します。

業務効率を高める機能活用の実例

複合機の強みは、印刷だけでなくコピー、スキャン、FAX、ネットワーク印刷など複数の業務を1台で完結できる点です。

例えば、スキャンした契約書をPDF化して社内の共有フォルダに自動保存することで、書類の配布や管理の手間を大幅に削減できます。

さらに、認証印刷機能を使えば、ユーザーが複合機の前で認証した時点で印刷が開始されるため、機密情報の漏えいを防ぎつつ無駄な印刷も減らせます。

プリンターでも、部署ごとの利用状況をログで管理し、印刷枚数の上限を設定することでコストの見える化が可能です。

 実際、これらの機能を導入して管理ルールを徹底することで、年間の印刷コストを数十％削減できた事例もあります。

ペーパーレス化やリモートワークとの相性

近年の複合機やプリンターは、クラウド連携機能を備えているモデルが増えています。 

スキャンしたデータを直接クラウドに保存し、外出先や自宅からもアクセスできる環境を整えることで、テレワークや出張先での業務効率が格段に向上します。

また、電子署名やワークフローシステムと組み合わせることで、紙の書類を使用せずに契約や承認業務を完結できる体制を構築することが可能です。

こうしたペーパーレス化の推進は、印刷コストの削減だけでなく、業務スピードの向上やセキュリティ強化にもつながります。

将来のコスト削減や運用改善につながる工夫

複合機やプリンターの導入後は、利用状況の定期的な見直しが重要です。

部署ごとの印刷量やカラー印刷の比率を把握することで、ルールの見直しや機種の適正化が行えます。

たとえば、カラー印刷が不要な部署にはモノクロ印刷を推奨するだけでも、年間の印刷コストを大きく削減できます。

さらに、将来の業務拡大に備えて、機能を追加できるモデルや複数拠点で共有できるモデルを選んでおくと、追加投資を最小限に抑えられます。

導入時だけでなく、運用後も継続的に改善を行うことが、長期的なコスト削減と業務効率化の鍵になります。

▽導入後の活用次第で成果は大きく変わる

複合機やプリンターは、導入しただけでは十分な効果を発揮できません。

スキャン機能やクラウド連携、認証印刷などの機能を積極的に活用することで、業務効率の向上や印刷コストの削減、セキュリティ強化を同時に実現できます。

さらに、ペーパーレス化やリモートワークとの連携により、業務プロセスの柔軟性を高められる点も大きなメリットです。

導入後は、利用状況の分析や運用ルールの改善を継続的に行うことで、長期的なコスト削減と業務効率化が可能になります。

法人での機器導入は、選定だけでなく活用方法や運用改善の取り組みまで考慮することが、成果を最大化するための重要なポイントです。

まとめ｜自社に合った機器選定で業務効率とコスト削減を実現する

プリンターと複合機には、それぞれ異なる強みと導入メリットがあります。

複合機は多機能で業務効率を高めやすく、スキャンやコピー、FAXなど幅広い機能を必要とする企業に最適です。

一方、プリンターは印刷専用で導入コストが低く、シンプルな運用が求められる小規模オフィスや店舗に向いています。

導入時には、業務内容・印刷頻度・将来的な事業拡大・クラウド利用の有無といった要素を総合的に考慮することが重要です。

また、初期費用だけでなくランニングコストや保守契約、セキュリティ面にも注目することで、長期的に最適な運用が可能になります。

オフィス機器は、選び方次第で業務効率やコスト削減に大きな差が生まれます。

自社の業務スタイルや成長計画に合わせて最適な機種を選定し、導入後も継続的に運用改善を行うことが、成果を最大化するポイントです。